Hinweisgeberschutzgesetz
Die neuen Vorgaben
Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz von natürlichen Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Das Gesetz basiert auf einer Richtlinie, welche alle Mitgliedsstaaten der EU verpflichtet hat, Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern und Hinweisgeberinnen zu erlassen.
Das Gesetz hat zwei Kerngedanken:
- Die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle in Unternehmen und Behörden
- Den Schutz von Hinweisgebern und Hinweisgeberinnen
Die Anforderungen an die interne Meldestelle
Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeiter/innen verpflichtet sind, eine interne Meldestelle zur Meldung von Rechtsverstößen einzurichten. Außerdem müssen Verfahren für die Bearbeitung der Meldungen sowie für die Ergreifung von Folgemaßnahmen etabliert werden. Gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG soll die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Interne Meldekanäle müssen gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Gemäß § 16 Abs. 3 Satz 2 HinSchG müssen mündliche Meldungen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Für Meldungen in Textform genügt z.B. die Übermittlung per E-Mail.
Best Practice
Meldungen können auch über eine Online-Plattform übermittelt werden (entspricht Textform). Die Plattformen haben den Vorteil der ständigen Erreichbarkeit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Hinweisgeber auf der Plattform durch einen Fragenkatalog geleitet werden. Dies ist für die Hinweisgeber benutzerfreundlicher und bringt zudem Vorteile für die Unternehmen. Der Aufwand der internen Meldestelle wird reduziert, da es auf Grund des umfassenden Fragenkataloges zu weniger Unklarheiten und Rückfragen an den Hinweisgeber kommt. Ohne Fragenkatalog sind die Meldungen oft unstrukturiert und wichtige Details für das Unternehmen werden vergessen.
Welche Anforderungen gelten für den Meldekanal?
- Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einem Mitglied der internen Meldestelle zu ermöglichen.
- Melden können alle Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit Ihrem Unternehmen in Kontakt stehen – sowohl eigene Mitarbeiter/innen als auch Geschäftskontakte.
- Allen potentiellen Hinweisgeber/innen sind klare und leicht zugängliche Informationen über die Meldemöglichkeiten und deren Ablauf zur Verfügung zu stellen.
- Die Bearbeitung der Hinweise muss die Vertraulichkeit der Hinweisgeber/innen wahren und darf keinen Zugriff Unbefugter auf die Meldungen zulassen. Hinweisgeber/innen müssen streng vor Repressalien geschützt werden.
- Alle Anforderungen des Datenschutzes bzw. der DSGVO sind einzuhalten.
- Besteht ein Betriebsrat, ist eine Abstimmung mit diesem erforderlich.
- Die für die Entgegennahme der Meldungen zuständige Stelle muss regelmäßig entsprechend geschult werden.
Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle?
- Alle Meldungen müssen entgegengenommen werden. Meldungen dürfen weder verzögert noch erschwert werden; eingegangene Meldungen sind zu dokumentieren.
- Die Hinweisgeber/innen sind innerhalb von 7 Tagen über den Erhalt der Meldung zu informieren.
- Dem Hinweis muss im Rahmen einer sorgfältigen Prüfung nachgegangen werden. Eventuell sind Folgemaßnahmen und Abhilfen zu treffen.
- Die Hinweisgeber/innen sind nach spätestens 3 Monaten über die getroffenen Maßnahmen zu unterrichten.
Der Schutz von Hinweisgebern und Hinweisgeberinnen
Erfolgt eine Meldung gemäß den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, folgt daraus ein umfassender Schutz für die hinweisgebenden Personen, deren Unterstützer sowie Dritte, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen. Gemäß § 36 HinSchG sind alle denkbaren Repressalien (z.B. Abmahnung, Kündigung, ausbleibende Beförderung, etc.) verboten. Der Arbeitgeber trägt hierbei die Beweislast, dass Maßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person keine Repressalien sind. Dieser Nachweis kann in der Regel nur dann gelingen, wenn die Identität der hinweisgebenden Person derart vertraulich behandelt wurde, dass die Entscheidungsträger im Unternehmen von dieser keine Kenntnis haben.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht nicht nur einen Schutz von Hinweisgeber/innen vor, welche Rechtsverstöße intern melden, sondern schafft auch einen abgestuften Schutz für externe Meldungen an Behörden und die Öffentlichkeit.
Mit einem rund um die Uhr erreichbaren und vertraulichen Hinweisgebersystem, wie dem unseren, bekommen Sie mehr Sicherheit, dass Meldungen intern erfolgen. Die Meldungen können dazu beitragen, die Compliance im Unternehmen zu verbessern und so Strafen, Bußgelder und Imageverluste zu vermeiden. Strukturelle Defizite können intern diskret behoben werden. Außerdem stellt die Nichtumsetzung der Anforderungen an das Hinweisgebersystem einen eigenen bußgeldbewehrten Rechtsverstoss dar. Mit unserem Hinweisgebersystem und der Übernahme der internen Meldestelle erhalten Sie eine kostengünstige und schnelle Umsetzung aller Anforderungen.